Sử dụng các phần mềm để quản lý khách sạn đang là lựa chọn tối ưu của hầu hết các khách sạn hiện nay. Tất nhiên, đối với những phần mềm tính phí, để có thể sử dụng thì chủ đầu tư cần phải bỏ ra một khoản chi phí nhất định. Và cũng có cả những phần mềm quản lý khách sạn miễn phí. Nhưng loại phần mềm này có mang lại hiệu quả và chúng ta có nên sử dụng hay không, bài viết dưới đây sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi ấy.
Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí là gì?
Đó là một phần mềm quản lý hệ thống thông tin, giúp các phòng ban tối ưu hóa hoạt động kinh doanh trong khách sạn của mình.
Thế nhưng vấn đề đặt ra, có ai chắc chắn được rằng phần mềm khách sạn miễn phí sẽ chỉ mang đến cho người sử dụng những quyền lợi?
Ưu điểm của phần mềm quản lý khách sạn miễn phí
Tuy là miễn phí hoặc có giá rất thấp nhưng những phần mềm này lại sở hữu nhiều ưu điểm thực sự hấp dẫn khách hàng. Vậy những lợi ích nó mang lại là gì?
- Giúp nhân viên lễ tân trực tiếp kiểm soát được tất cả các hoạt động của khách sạn như đặt phòng, check-in,... bởi tất cả đều đã được lập trình sẵn trên máy tính rồi. Chỉ cần một vài cú nhấn chuột đơn giản là bạn đã có thể hoàn thành công việc của mình, nâng cao hiệu quả làm việc của toàn hệ thống.
- Giảm được sự phức tạp trong việc quản lý dữ liệu trên giấy tờ. Bởi tất cả bản ghi và các hồ sơ đều đã được lưu trữ trên máy tính một cách dễ dàng và đơn giản.
- Các phần mềm này có khả năng thực hiện nhiều tính năng khác nhau như: lập kế hoạch sự kiện, thống kê doanh số, quản lý nhân viên,...
- Khách hàng có thể đặt phòng và lựa chọn các dịch vụ trực tiếp thông qua website của khách sạn mà không cần đến sự can thiệp của bên thứ 3.
Tuy nhiên nếu nhìn nhận vấn đề một cách khách quan bạn sẽ thấy, bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên thì phần mềm này vẫn có những hạn chế nhất định.
Hạn chế của phần mềm quản lý khách sạn miễn phí
- Dễ bị virus xâm nhập: có một sự thật là tất cả các phần mềm quản lý khách sạn miễn phí đều không có tính năng bảo vệ chống virus. Lợi dụng điểm yếu này các tin tặc, hacker sẽ dễ dàng xâm nhập vào phần mềm và chiếm quyền quản lý của bạn. Chưa nói đến trường hợp máy bạn có thể sẽ gặp phải sự cố không mong muốn trong quá trình tải và cài đặt phần mềm.
- Khả năng bảo trì kém: lựa chọn sử dụng phần mềm miễn phí đồng nghĩa với việc bạn đồng ý chấp nhận sử dụng các dịch vụ đi kèm có chất lượng khá kém, bạn sẽ không nhận được bất kỳ sự tư vấn hay giúp đỡ nào khi gặp sự cố. Rồi bạn sẽ phải chật vật tìm cách giải quyết khi gặp vấn đề, có khi bạn phải bỏ ra số tiền rất lớn để giải quyết.
- Tính năng bị hạn chế: đa số các phần mềm miễn phí đều bị hạn chế về mặt tính năng sử dụng. Có thể trong thời gian đầu sử dụng mọi thứ diễn ra rất thuận lợi, khiến bạn thật sự hài lòng. Nhưng càng về sau bạn lại bắt đầu thấy nhiều vấn đề xuất hiện, bạn cảm thấy phần mềm này đã không còn phù hợp với khách sạn của mình nữa. Có phải bạn đang thắc mắc lý do là gì?
Đơn giản là bởi tính năng của phần mềm là có giới hạn, mà khối lượng công việc càng về sau lại càng nhiều, hàng loạt thông tin phải quản lý và có một điều dễ hiểu là sức chứa của phần mềm miễn phí sẽ không còn đủ nữa.
Ngoài ra, cũng có một số phần mềm miễn phí chỉ cho phép người dùng sử dụng trong một thời gian nhất định, và có cả trường hợp phần mềm bị ngắt đột ngột không được báo trước. Điều đó khiến cho nhà quản lý phải bối rối vì toàn bộ dữ liệu đã được lưu trong máy.
Bạn cũng có thể tham khảo một số phần mềm hiện nay đang được nhiều chủ đầu tư lựa chọn để quản lý khách sạn ở bài viết này.
Hy vọng sau khi đọc xong bài viết trên bạn đã có được cái nhìn toàn diện về vấn đề để đưa ra cho mình được lựa chọn phù hợp để phát triển khách sạn của mình.
Coi bài nguyên văn tại :
Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn miễn phí?
source https://nganhkhachsan.com/phan-mem-quan-ly-khach-san-mien-phi/
