Phần mềm quản lý khách sạn bằng excel đã từng là sự lựa chọn hàng đầu và bền bỉ của nhiều nhà quản lý khách sạn. Nhưng cho đến thời điểm hiện tại, khi mà hàng loạt những phần mềm hiện đại được ra đời thì liệu việc sử dụng excel có còn thực sự phù hợp? Hãy cùng chúng tôi đi tìm câu trả lời trong phần sau của bài viết nhé!
Những ưu điểm của phần mềm quản lý khách sạn bằng excel
Hiện nay, đối với một số khách sạn có quy mô vừa và nhỏ thì việc sử dụng excel để quản lý hoạt động kinh doanh vẫn là lựa chọn hàng đầu. Sở dĩ có điều đó là bởi excel có những ưu điểm nhất định, cụ thể như sau:
Quản lý khách sạn bằng excel: Đơn giản, tiện lợi
Excel là một phần mềm dạng bảng tính đơn giản, giúp bạn dễ dàng thực hiện các công việc tính toán thông thường. Ứng dụng này cho phép người dùng lưu trữ các số liệu, giải những bài toán, đưa ra báo cáo hỗ trợ phân tích với những bảng biểu.
Quản lý khách sạn bằng excel: Lưu trữ, tra cứu và tính toán nhanh chóng
Phần mềm này dễ dàng đáp ứng những nghiệp vụ đơn giản của nhân viên hay một nhóm người. Bạn cần xác định được chính xác nhu cầu của mình trước khi quyết định lựa chọn giải pháp đáp ứng được nhu cầu đó trước khi tính tới yếu tố khác.
Giúp tối ưu chi phí
Với những đơn vị mới mở hoặc chưa có nhiều kinh phí để đầu tư cho một phần mềm lớn nhiều tiện ích thì việc quản lý phòng bằng phần mềm này chính là giải pháp đầu tiên tối ưu được chi phí.
Tuy nhiên, song song với những thế mạnh trên thì phần mềm quản lý khách sạn bằng excel còn tồn tại những nhược điểm điểm nhất định như sau:
Những nhược điểm của phần mềm quản lý khách sạn bằng excel
Khó khăn trong việc lên báo cáo chi tiết
Yêu cầu đối với mọi phần mềm và đặc biệt là với phần mềm này, ngoài việc lưu trữ thông tin thì cần phải lên các báo cáo hay yêu cầu cao hơn là các dự báo, nhưng bản thân nó lại không đáp ứng được yêu cầu.
Bảo mật thông tin khách hàng thấp
Bảo mật thông tin khách hàng là vấn đề được các nhà quản lý quan tâm hàng đầu. Thế nhưng, phần mềm excel lại không thể đảm bảo dữ liệu an toàn, thông tin có thể dễ dàng bị đánh cấp. Điều đó sẽ gây thiệt hại rất lớn đối với uy tín và tình hình kinh doanh của khách sạn.
Số liệu, tình hình kinh doanh không được cập nhật theo thời gian thực tế
Đây là vấn đề dễ gây tổn thất, thất thoát trong đơn vị. Đặc biệt trong kinh doanh khách sạn, khi không thường xuyên có mặt tại khách sạn thì quản lý rất khó theo dõi cũng như đánh giá tình hình kinh doanh hiện tại của khách sạn. Dẫn tới việc đưa ra những quyết định không kịp thời và chính xác. Bên cạnh đó, nhân viên cũng sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức để tìm dữ liệu cũng như các thông tin liên quan, đặc biệt là những nhân viên có trình độ tin học chưa cao.
Không phù hợp với những khách sạn có quy mô lớn, nhiều phòng
Với những khách sạn lớn (từ 3 sao trở lên) có nhiều phòng và nhiều dịch vụ đi kèm như: nhà hàng, karaoke, massage, spa…sẽ có rất nhiều nghiệp vụ phát sinh cần quản lý. Khi đó, nhà quản lý khách sạn không chỉ đơn thuần cần một phần mềm quản lý phòng khách sạn bằng excel đơn giản nữa. Và kể cả một phần mềm quản lý tổng thể khách sạn bằng excel cũng không còn đủ khả năng đáp ứng các nhu cầu đó.
Hy vọng qua bài viết này chúng tôi đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về phần mềm excel để có thể có được lựa chọn phù hợp, phát triển khách sạn thành công.
Xem bài nguyên mẫu tại :
Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn bằng excel
source https://nganhkhachsan.com/phan-mem-quan-ly-khach-san-bang-excel/
