Với sự phát triển không ngừng của dịch vụ khách sạn hiện nay, hầu hết các chủ đầu tư đều lựa chọn sử dụng các phần mềm để quản lý khách sạn để vừa hiệu quả vừa tiết kiệm chi phí. PMS là một trong những phần mềm được nhiều người lựa chọn.
Vậy PMS là gì? Sử dụng PMS sẽ có được những lợi ích gì? Hãy cùng chúng tôi tham khảo bài viết dưới đây nhé!
Phần mềm PMS là gì?
PMS là viết tắt của cụm từ Property Managmement System - tên một phần mềm hệ thống quản lý tài sản, một giải pháp phần mềm khách sạn, hỗ trợ các khách sạn, khu nghỉ dưỡng và các tài sản tương tự thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày. Phần mềm này bao gồm các nhiệm vụ quản lý và quản trị, như đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.
PMS cung cấp được cài đặt vào hệ thống máy chủ, máy trạm của khách sạn. Phần mềm này sẽ tự lên lịch, thực hiện các chức năng và giao dịch hàng ngày liên quan đến khách lưu trú, hồ sơ của khách hàng cũng sẽ được lưu trữ trên máy chủ. Bên cạnh đó, PMS còn giúp cho hiệu quả kinh doanh khách sạn tăng lên đáng kể. Tùy vào quy mô, nhu cầu của từng khách sạn mà người dùng có thể có những điều chỉnh phù hợp.
Phân loại phần mềm PMS
PMS được đánh giá là giải pháp quản lý chuyên nghiệp dành cho các trung tâm thương mại và khách sạn từ 3 đến 6 sao.
Cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, hiện nay trên thị trường có 02 loại phần mềm PMS: Local PMS, Cloud - based PMS.
Local PMS: loại phần mềm này bao gồm một lượng lớn yêu cầu về kỹ thuật như máy trạm, trung tâm dữ liệu, hệ điều hành, card mạng và thiết bị lưu trữ dự phòng bên ngoài. Ưu điểm của phần mềm này là không cần dựa vào một đường truyền internet, giảm lo âu về bảo mật dữ liệu và khả năng xử lý dữ liệu nhanh.
Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng tồn tại những khuyết điểm như: để sử dụng được phần mềm này đòi hỏi hệ thống phần cứng phức tạp và tốn kém. Người dùng không thể truy cập từ xa, chi phí tu dưỡng cao, cần phải chi một khoản phí cao cho nhân viên IT trình độ cao vận hành hệ thống.
Cloud - based PMS: loại phần mềm này về cơ bản máy trạm và thiết bị kết nối internet. Phần mềm này có ưu điểm là giảm được một khoản chi phí để đầu tư cơ sở hạ tầng thông tin ban đầu, không cần nhân viên kỹ thuật hỗ trợ sao lưu và bảo mật dữ liệu. Giá cả hợp lý, dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi, cập nhật tự động và dễ dàng nâng cấp.
Nhưng phần mềm này không phù hợp cho khách sạn mà không có đường truyền internet ổn định và tin cậy, đồng thời cần chú ý đến vấn đề bảo mật online. Đây cũng chính là khuyết điểm của phần mềm này.
Hiệu quả của phần mềm PMS trong quản lý khách sạn
Vì sao PMS trở thành phần mềm quản lý khách sạn được nhiều chủ đầu tư tin tưởng lựa chọn sử dụng? Đơn giản là bởi phần mềm này vừa mang lại hiệu quả cao lại vừa tiết kiệm được chi phí.
Những hiệu quả mà PMS mang đến cho người dùng là gì?
Quản lý từ xa hiệu quả
Việc quản lý chặt chẽ, sát sao từng nhu cầu khách hàng, hoạt động của khách sạn thực sự là điều quá khó khăn đối với các nhà quản lý. Nhưng khi sử dụng PMS thì tất cả mọi vấn đề đều được giải quyết. Áp dụng công nghệ điện toán đám mây vào quá trình quản lý kinh doanh khách sạn, nhà quản lý có thể dễ dàng truy cập phần mềm bất cứ ở đâu, trên tất cả các loại thiết bị, miễn chỉ cần có kết nối internet. Như vậy, sự tiện dụng này cho phép bạn quản lý khách sạn từ xa, không xuất hiện nhưng bạn vẫn có thể theo sát sự hoạt động của khách sạn suốt 24/24.
Đặt phòng
Một trong những tính năng cần thiết nhất của các phần mềm quản lý khách sạn là khả năng xử lý vấn đề đặt phòng khách sạn. Hệ thống đặt phòng này có thể tích hợp với tất cả các kênh nơi khách hàng có thể đặt chỗ, điều đó mở ra cho bạn nhiều cơ hội trong việc xây dựng chiến lược hấp dẫn khách hàng.
Sử dụng phần mềm PMS để quản lý khách sạn, bạn sẽ dễ dàng hơn trong việc xác định phòng nào đặt trước và thời gian đặt phòng.
Hoạt động lễ tân
Lễ tân được đánh giá là bộ phận “đầu não” của khách sạn, trực tiếp tiếp nhận và xử lý nhanh các phản hồi của khách hàng. Cũng vì vậy nên bộ phận này nhận được nhiều sự quan tâm, đầu tư từ nhà quản lý.
Phần mềm PMS trở thành công cụ đắc lực, hỗ trợ hiệu quả bộ phận nhân viên lễ tân khách sạn. Bằng chứng là phần mềm này cho phép nhân viên lễ tân truy cập thông tin về số lượng phòng đã đặt, tình trạng các phòng khách sạn,... nắm được tình hình cụ thể của khách sạn.
Ngoài ra, khi sử dụng PMS, nhân viên lễ tân có thể giúp khách chuyển phòng, tự kiểm tra khách ra vào và phát thẻ chìa khóa cho khách hàng.
Quản lý doanh thu khách sạn
PMS giúp người quản lý khách sạn và nhân viên đánh giá hiệu suất của khách sạn, sử dụng các chỉ số hiệu suất chính như ADR (tỷ lệ trung bình hàng ngày), RevPAR (doanh thu trên mỗi phòng có sẵn), GOPPAR ( tổng lợi nhuận hoạt động trên mỗi phòng có sẵn).
Một hệ thống PMS chất lượng cũng sẽ cho phép các khách sạn nhanh chóng tạo ra được các kế hoạch giá phòng, nhà quản lý có thể dễ dàng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Lưu trữ dữ liệu khách hàng
Một trong những yếu tố quan trọng trong ngành công nghiệp khách sạn là lưu trữ dữ liệu thông tin khách hàng. Và hệ thống PMS thỏa mãn được điều đó, còn cho phép nhân viên lấy thông tin về khách hàng.
Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ giúp cho bạn có được cái nhìn toàn diện về phần mềm PMS, giúp bạn có được những lựa chọn chính xác góp phần phát triển, tăng doanh thu cho khách sạn của mình.
Coi thêm ở :
Có nên quản lý khách sạn bằng phần mềm PMS?
source https://nganhkhachsan.com/phan-mem-pms/
